Папки, в которых легко найти своё
Начните не с сортировки всего архива, а с одного места для новых файлов. Папка «Входящие» помогает отделить текущие материалы от того, что уже нашло свой дом. Разбирайте её раз в неделю, а не после каждого скачивания.
Простой подход
Дайте файлу понятное имя: тема, назначение и дата, если она важна. Например, «поездка — список вещей» понятнее, чем «новый документ 7». У проектов должен быть свой конец: завершённые материалы можно переносить в архив, не меняя их внутреннюю структуру.